L’organisation fait vraiment partie des choses que je préfère faire. Que ce soit les papiers, les placards, mes menus ou bien ma to do list, pour moi une bonne organisation est vraiment synonyme de productivité. Pour moi, bien s’organiser passe avant tout par le fait de s’appuyer sur des d’outils fiables, que je maîtrise et qui m’aident à me concentrer sur mes priorités. De nos jours, je pense que nous sommes tous accro à nos smartphones, c’est donc naturellement que j’utilise le mien comme outil, au quotidien. Je l’utilise pour ma prise de notes, pour rédiger ma to do list et pour la planification de tâches. Aujourd’hui, je vous propose de découvrir 4 applications pour s’organiser et qui changent vraiment le game. C’est parti !

1) Todoist : l’application pour ceux qui aiment les to do lists

Si vous êtes comme moi et que vous ne jurez que par les to do lists, vous allez adorer Todoist. Imaginez cette application comme une To Do List géante ultra organisée. Je ne sais pas vous, mais pour ma part, jusqu’à maintenant j’avais tendance à rédiger mes listes sur papier.

Ça fonctionne très bien de manière ponctuelle, mais je trouve que ce système à ses limites, je m’explique… Je fais la distinction entre les tâches que j’ai à faire, mais qui n’ont pas forcément nécessité à être planifiées à une date précise, et celles qui justement, doivent être programmées. Pour moi, Todoist est vraiment le bon outil pour s’organiser au quotidien.

Todoist est parfait pour ça. Voici à quoi ressemble l’interface :

Todoist Application pour s'organiser

Le menu principal se trouve sur la gauche et comme vous pouvez le constater, il y a plusieurs niveaux. Vous pouvez ainsi consulter votre agenda pour la semaine à venir, hyper pratique. J’aime aussi l’idée d’avoir une section spécialement dédiée aux tâches de la journée, pour moi c’est un vrai plus pour s’organiser. La partie inférieure du menu affiche vos listes. L’avantage, c’est que vous pouvez en créer plusieurs sur des thématiques différentes : liste de lecture, formations à suivre, liste de courses, articles à rédiger pour mes clients, etc.

Enfin, contrairement à une liste de tâches classique, vous pouvez programmer une date limite pour chaque action. Cette fonctionnalité n’est pas compatible avec le papier (sauf à doubler votre to do list en reportant votre tâche sur votre agenda), et en utilisant un agenda électronique, le problème est inverse. Vous aurez une tâche planifiée, mais vous n’aurez pas de vision d’ensemble sur votre to do list générale.

Autre avantage, vous pouvez créer des matrices à réutiliser. Imaginons que vous ayez des tâches récurrentes mais qui nécessitent de répéter un certain nombre d’actions (publier un article, une vidéo ou encore créer une publication pour Insatgram par exemple). Vous pourrez ainsi importer votre modèle pour chaque nouveau contenu, tout en conservant la liste des tâches à effectuer. Pratique non ?

Plus vous allez l’utiliser, plus vous allez vous l’approprier et vous rendre compte de la puissance de cet outil (non je n’exagère pas).

Todoist est une application gratuite si vous optez pour les fonctions de base. Si vous voulez aller un peu plus loin, et accéder aux fonctionnalité de rappels et d’étiquettes (ultra pratique), il faut passer à l’offre premium (3 € par mois). Cette application pour s’organiser fait vraiment partie de mes préférées et j’aurais beaucoup de mal à faire sans.

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2) Trello : le meilleur outil pour la gestion de projets

Trello est un outil est connu sur la toile, mais impossible de ne pas en parler ici, puisque je l’utilise au quotidien et qu’en plus, il est gratuit. Il est idéal pour organiser ses projets facilement et rapidement. Trello fonctionne grâce à un système de listes et de cartes que vous pouvez créer et déplacer à votre guise.

À titre perso, je l’utilise comme un planning éditorial pour le blog, voyez plutôt :

Trello Application pour s'organiser

Les colonnes verticales que vous voyez, c’est ce qu’on appelle des listes. Dans chaque liste, vous pouvez ajouter des cartes en fonction des actions à mettre en place. Chaque carte peut être personnalisée en ajoutant une check-list, des notes, des pièces jointes ou encore une date limite.

Autre avantage considérable de Trello, vous pouvez facilement partager votre tableau avec d’autres personnes qui pourront ainsi collaborer sur votre projet. Vous pourrez ainsi attribuer une tâche à un membre de votre équipe et suivre son avancement. Pour moi, la limite de cet outil, c’est le fait qu’il faille multiplier les tableaux en fonctions de vos projets du moment. Il reste néanmoins très pratique à utiliser, car il permet d’avoir une belle vue d’ensemble, j’aime d’ailleurs son côté très visuel.

Trello est une super application pour s’organiser et elle est très facile à utiliser au quotidien.

Découvrir Trello

 

3) Evernote : le carnet de note digital organisé

Evernote c’est l’application à garder sous la main pour regrouper vos prises de note. Même si je suis une fan des carnets de note, il faut quand même avouer que c’est encombrant à trimballer et surtout… on peut difficilement avoir un carnet de note pour chaque sujet. Evernote regroupe toutes vos notes au même endroit de manière organisée.

Pour être honnête, lorsque je l’ai découverte, il y a un peu plus d’un an, je n’ai pas été emballée. À l’usage, je n’arrivais pas à en saisir le potentiel. Cette année, j’ai décidé de lui redonner une chance et depuis c’est une véritable histoire d’amour entre elle et moi. Il était donc impensable de ne pas inclure Evernote à cette liste des applications pour s’organiser.

Je l’utilise au quotidien pour regrouper mes notes lorsque je dois rédiger un article, travailler sur un nouveau projet, ou même à titre perso. J’y regroupe mes idées cadeaux, mes idées de vidéos ou encore des photos d’inspiration pour créer du contenu. Oui car Evernote intègre aussi les images, ce qui est super pratique pour garder toutes vos idées organisées au même endroit.

Evernote - Application pour mieux s'organiser

Découvrir Evernote

Je vous en parle un peu plus ici :

 

4) Monday : L’application pour s’organiser et  travailler à plusieurs

Monday - Application pour mieux s'organiser

Impossible de finir cet article sans vous parler de Monday. Cette application payante est redoutable en matière d’organisation de projet et de gestion d’équipe. Par contre, comptez 25 € / mois pour bénéficier des fonctionnalités de Monday, autant dire que ce n’est pas une application adaptée si vous souhaitez simplement organiser le planning horaire de vos enfants ;-).

Je l’utilise au quotidien à titre pro et pour moi, c’est un Trello puissance 1 000, il est vraiment adapté aux structures professionnelles. Monday vous permet de créer des tableaux sur-mesure en fonction de vos besoins :

  • suivi de vos clients
  • suivi de la facturation
  • suivi du recouvrement
  • to do list générale

Le gros plus, c’est la possibilité de mettre en place des automatisations, pratiques lorsque vous travaillez en équipe et que vous avez besoin de limiter le nombre d’emails. L’interface est très intuitive et agréable à utiliser pour les utilisateurs, c’est un gros plus.

Contrairement à Trello qui peut avoir un côté un peu fouilli, sur Monday, tout est très “propre”. C’est vraiment l’outil de planification par excellence. C’est vraiment une application pour s’organiser que je considère comme “premium”, car elle répond vraiment à besoins spécifiques.

Découvrir Monday 

Vous savez tout des applications qui me paraissent indispensables pour une organisation efficace au travail ou dans ma vie perso. Pour aller plus loin, j’ai également rédigé cet article dans lequel je vous parle de tous les outils que j’utilise pour mon activité d’assistante virtuelle freelance. Et vous alors ? Quelles appli utilisez-vous ?

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