Aujourd’hui, focus sur tous ces outils et programmes que j’utilise au quotidien et qui me permettent d’être une assistante virtuelle efficace. On va parler bureautique, création de contenu, organisation et tutti quanti. Pour chaque outil, je vous expliquerai ce qui me plaît et comment je l’utilise avec mes clients ou à des fins personnelles. Bonne découverte !

 

Le matériel de l’assistante virtuelle efficace

Un iMac et un Macbook pro

J’en avais déjà parlé dans cet article consacré au matériel de l’assistante virtuelle, l’ordinateur est indispensable dans ce métier. C’est THE truc incontournable et dans lequel il faut investir dès le départ. Pour ma part, je suis pro Mac après avoir passé des années sur PC. Au quotidien, je bosse sur mon bureau et avec un iMac pour ne pas trop fatiguer mes yeux. Quand je suis en déplacement, ou que j’ai simplement envie de bosser depuis mon canapé (comme c’est le cas au moment où j’écris ces lignes), j’utilise un macbook pro. Ce que j’aime avec Mac, c’est qu’ils sont parfaitement adaptés à la création de contenu grâce à leur carte graphique performante. Apple forever !

Un disque dur externe

Une assistante virtuelle efficace vous le dira… on manipule un nombre faramineux de fichiers au quotidien. La plupart appartiennent aux clients. Certains sont créés depuis notre ordinateur spécialement pour eux et c’est notamment ceux-là qu’il faut protéger. Mieux vaut donc être prudent et effectuer régulièrement des sauvegardes. J’ai pris l’habitude de ne plus travailler sur le disque dur de mes ordinateurs (notamment parce que j’en utilise plusieurs) et de bosser exclusivement sur mon disque dur externe. Une fois par mois, je copie toutes mes données sur un second disque dur. Cela peut paraître un peu extrême, mais ça me permet de dormir sur mes deux oreilles. Récemment, j’ai néanmoins pris la décision de bouleverser un peu mes habitudes et de passer sur…

Un espace de stockage en ligne via Google Drive

Stocker ses données en ligne a du bon. Ça permet notamment de pouvoir y accéder à n’importe quel moment, que vous soyez sur votre ordinateur ou non, que vous ayez votre disque dur ou non. J’ai opté pour Google Drive étant donné que j’utilise la suite depuis plusieurs années et que je suis adepte des solutions de Google. L’idée est d’utiliser cet espace de stockage au quotidien et d’avoir un back-up avec mon disque dur externe.

 

Les outils bureautiques

Outlook

Il n’y a pas de mots pour vous dire à quel point je kiffe Outlook. Pour celles qui ne le connaissent pas, il s’agit d’un logiciel de messagerie développé par Microsoft et qui fait partie de la célèbre suite Office. Pour moi, le gros point fort d’Outlook c’est la possibilité de pouvoir gérer plusieurs comptes sur la même interface. En tant qu’entrepreneure et freelance, j’ai pas moins de 6 boîtes mail à gérer. Autant vous dire que si je devais m’amuser à prendre le temps de me connecter à chacune individuellement, ça me ferait perdre pas mal de temps… Autre fonctionnalité plutôt cool, les règles. Je les utilise pour classer automatiquement certains mails dans des dossiers spécifiques et gagner un temps précieux.

PowerPoint

Et en parlant de la suite Office, impossible de ne pas citer PowerPoint. Au quotidien, je l’utilise pour tous types de travaux : préparation de mes webinaires, présentation de dossiers client, création de supports de cours, rédaction de fiches pédagogiques, etc. Pour moi il fait vraiment partie de ces outils indispensables et qui sont quasiment toujours ouverts sur mon bureau.

Google Docs et Google Sheets

Un peu plus haut, j’ai mentionné utiliser Google Drive depuis quelques années déjà et aujourd’hui Google Docs et Google Sheets font vraiment partie de mes indispensables. Je travaille constamment en ligne, et j’essaye de regrouper un maximum de documents sur le drive directement. L’avantage c’est qu’ils sont facilement accessibles et que quand on bosse à plusieurs, l’accès est vraiment facilité.

 

La création de contenu

Adobe Photoshop

J’ai découvert Photoshop quand j’avais 16 ans. À l’époque, je l’utilisais pour retoucher mes photos et créer des montages. Du coup, quand j’ai commencé à bosser sur le web et créer du contenu, c’est tout naturellement que je me suis tournée vers lui. D’ailleurs, un peu avant de devenir freelance, j’avais suivi une formation en présentiel pour me remettre dans le bain et apprendre à l’utiliser de manière professionnelle. Aujourd’hui, c’est un outil dont je ne peux pas me passer et qui lui aussi, fait partie des programmes qui tournent constamment sur mon ordinateur.

Canva

Bon… je vais être honnête avec vous. Je ne suis pas fan de Canva, mais je dois bien avouer que je lui trouve quand même un côté pratique, donc j’étais obligée de le mettre sur cette liste. Je ne l’aime pas trop car je trouve qu’il manque cruellement de précision et qu’il est assez limité. Alors pourquoi je l’utilise ? Notamment parce que le fait que tout soit en ligne a un côté (encore une fois) assez pratique et aussi parce que certains de mes clients l’utilisent. Du coup, je m’adapte ! Il est pratique pour la création de posts ou stories sur Instagram, les miniatures YouTube ou encore les épingles Pinterest.

Tailwind

Tailwind est un planificateur que j’utilise à la fois pour Pinterest et Instagram. C’est un outil qui combine de nombreuses fonctionnalités et qui est régulièrement mis à jour. Le truc cool, c’est qu’avec Tailwind, tu peux évidemment planifier du contenu, mais aussi créer des boucles pour publier régulièrement et sans trop d’efforts. Pour les fainéantes comme moi, c’est parfait. Une alternative que j’aime beaucoup c’est SmarterQueue.

Adobe Premiere et iMovie

Pour le montage vidéo, j’utilise deux logiciels. Quand ce que j’ai à faire et rapide et que je n’ai pas besoin de trop travailler le contenu, j’utilise iMovie. L’avantage, c’est qu’il est gratuit puisque tous les macs intègrent ce logiciel. Je le trouve facile à prendre en main et plutôt bien fichu. Je l’utilise principalement pour le montage de mes vidéos YouTube et le montage des cours de Formation Assistant Blogueur (mon programme en ligne de 4 mois pour se former au métier d’assistante virtuelle). Adobe Premiere est un peu plus complexe et demande un minimum de compétences techniques. J’aime l’utiliser quand je monte des vidéos un peu plus travaillées (colorimétrie, texte, superposition de plans, etc.).

 

Organisation

Monday

Pour être une assistante virtuelle efficace, l’organisation n’a pas de prix. Pour organiser mon travail, j’ai choisi Monday. Et je parle de prix, parce qu’il fait clairement partie des outils les plus chers sur le marché (une trentaine d’euros par mois), mais tant pis. Après avoir essayé Clickup, Notion et Trello, j’ai définitivement tranché et c’est Monday que je préfère. Je trouve son interface agréable, je le trouve assez intuitif, bref, j’adore.

Google Chrome

Oui bon… je sais que la question du navigateur web peut sembler anodine, mais Google Chrome a vraiment du bon. Certaines extensions me permettent de gagner un temps monstre, comme notamment ColorZilla, qui me permet de choper les codes couleurs des pages que je visite, KeyWordsEverywhere, pour analyser le volume de recherche des mots-clés, Antidote, pour vérifier que mes textes ne comportent pas de fautes d’orthographe, LastPass, pour gérer mots de passe, ou encore VidIQ.

LastPass

Impossible de ne pas vous parler de LastPass ! Il s’agit d’un coffre-fort en ligne qui enregistre tous vos mots de passe. Je ne compte pas le nombre d’identifiants et de mots de passe que j’ai. LastPass permet de les enregistrer au fur et à mesure, et de remplir automatiquement des formulaires d’identification. Un gain de temps de fou ! En parallèle, il permet aussi à mes clients de partager avec moi leurs accès sans me communiquer leur mot de passe.

Le carnet de TO DO LIST

Même si j’ai laaaargement réduit les to do list, il y a tout de même des moments où je ressens le besoin de poser sur papier tout ce qu’il y a dans ma tête. Et pour ça, mon meilleur ami c’est ce carnet de To Do List de 23h59 Editions. Il est toujours sur un coin de mon bureau et il m’aide à réduire ma charge mentale.

 

Pour garder le contact

Slack

Slack est l’application que j’utilise pour communiquer avec les membres de Formation Assistant Blogueur. C’est un genre de Whats App améliorer qui permet d’échanger en temps réel et d’organiser les fils de discussion en fonction des sujets concernés. On a par exemple un fil “Masterclass”, un fil “Formation”, un fil “Démarchage” ou encore un fil “Outils et App”. L’avantage, c’est quand on est plusieurs, chacun peut consulter les infos qui l’intéresse.

Zoom

Zoom est clairement devenu le meilleur ami des entreprises pendant le COVID. Pour ma part, je l’utilise notamment pour animer les accompagnements collectifs avec les membres de la formation. L’avantage, c’est que chacun peut ouvrir son micro et discuter, ce qui facilite les échanges à plusieurs. J’utilise aussi Zoom pour les appels stratégiques que je propose aux personnes qui veulent rejoindre le programme et qui ont des questions. Je trouve ça plus convivial de pouvoir se voir et se parler en direct plutôt que les mails… Idem pour les réunions reporting avec mes clients. On fait tout sur Zoom !

Screencast Recorder et Loom

Je finis par deux logiciels/outils que j’utilise régulièrement pour enregistrer mon écran : Screencast Recorder et Loom. C’est très utile pour les cours en mode tuto. Screencast Recorder permet d’enregistrer les fichiers directement sur mon ordinateur. Loom les stocke en ligne, ce qui permet de gagner énormément de temps pour envoyer les fichiers. Je les utilise aussi avec mes clients pour filmer des procédures ou expliquer des process.

 

Il y a évidemment d’autres outils que j’utilise au quotidien et qui me permettent d’être une assistante virtuelle efficace, mais je crois qu’avec tout ça, on a fait un bon tour du propriétaire. Et vous alors ? Quels sont vos outils préférés au quotidien ? Avez-vous fait des découvertes avec cet article ? Dites-moi tout en commentaire :-).

 

 

 

 

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