Je suis ravie de vous retrouver aujourd’hui dans un article un peu spécial, puisque je vais partager avec vous une journée type dans la peau d’une assistante virtuelle. Je vous explique comment j’organise mon travail, comme je gère l’équilibre entre vie perso et vie pro et je vous donnerai au passage quelques conseils si vous envisagez de devenir freelance et de travailler à domicile. Bonne lecture !

 

La morning routine de l’assistante virtuelle

Journée type d’une assistante virtuelle : l’importance de se fixer des horaires

Au risque d’en décevoir certains, travailler à la maison ne signifie pas pour autant que l’on ne se fixe pas de cadre. En réalité, je pense même qu’il est extrêmement important de s’imposer quelques règles, surtout au début. Autrement, il est tentant de se laisser aller au gré de vos envies et de vous laisser distraire.

Je dis souvent que le métier d’assistante virtuelle permet une certaine liberté, notamment en matière d’horaires.  C’est vrai dans le sens où il vous appartient de vous fixer un cadre et de travailler en fonction de votre énergie. Ce n’est pas parce que vous n’avez pas un patron qui vous impose un timing minuté que vous ne devez pas pour autant faire votre travail.

En ce qui me concerne je me lève généralement vers 07h30. Je me prépare, puis je descends pour prendre mon petit-déjeuner (et surtout un bon café). Je suis généralement devant mon ordinateur vers 08h30. Le matin, je prends mon temps ! Il est évident que je ne me mets pas la pression si je ne suis pas à 08h30 pile à mon bureau… mais j’essaye néanmoins de ne pas trop traîner non plus, sauf si vraiment je suis fatiguée.

Le traitement des emails

Je commence toujours par traiter mes emails. J’ai 5 boîtes à gérer et autant vous dire que les mails sont un peu devenues ma bête noire… Ils sont néanmoins importants et je m’impose de les traiter tous les jours, autrement ce n’est pas gérable.

Débuter par cette tâche me permet d’identifier rapidement si j’ai des urgences à traiter – cela me permet de définir mes priorités pour la journée et du coup mon planning. J’utilise Outlook pour synchroniser mes différents comptes et tout avoir sous la main. Si j’ai des choses à planifier, j’utilise Monday et Todoist.

Je gère deux boîtes à titre pro pour ma cliente, les autres sont pro aussi, mais sont les miennes. J’essaye de garder une boîte vide dans la mesure du possible. Je supprime systématiquement tous les emails qui sont traités et ne conserve que ceux qui nécessitent une action complémentaire de ma part, ou un retour de l’expéditeur pour mon suivi. Je trouve cela beaucoup moins stressant qu’une boîte qui contient une centaine d’emails en vrac !

 

La gestion des urgences du jour

Le matin est systématiquement consacré aux urgences du jour, et s’il n’y en a pas, je me consacre généralement à ma cliente. Je gère les projets en cours, traite le courant (le lundi c’est compta !) et avance sur les différents sujets du moment. Les matinées ne se ressemblent donc pas vraiment puisque je bosse en fonction de l’actu de ma cliente.

Le mardi est le jour de notre réunion hebdo. Je prépare donc en amont les différents sujets à survoler. On fait le point sur les priorités de la semaine, sur ce qui arrive, sur la stratégie, bref… C’est un gros point qui dure généralement 2 bonnes heures. Ces réunions sont indispensables pour que nous puissions travailler efficacement et cadrer tout ce qui doit l’être. Le reste du temps, j’avance de manière autonome.

Le matin et jusqu’à l’heure du déjeuner, je suis généralement en mode machine. Je suis très productive la matinée et j’abats un maximum de travail pour être plus cool l’après-midi. c’est ce qui me permet d’être une assistante virtuelle efficace !

journée type d'une assistante virtuelle freelance

Journée type d’une assistante virtuelle : une après-midi rythmée au gré de mes envies

Travailler sur le développement de l’activité

L’après-midi, je suis un peu plus flexible dans mon programme. Je travaille en fonction des projets en cours de ma cliente et des miens ! Certaines périodes sont plus chargées que d’autres et me demandent donc plus d’investissement. Je préfère travailler sur les aspects stratégiques du développement de l’activité l’après-midi.

En fait, je conserve tout ce que je préfère pour l’après-midi ! Je préfère commencer par faire ce qui me plait le moins, cela me donne une énergie différente pour le reste de la journée puisque je finis par le meilleur.

Me consacrer à mes autres projets

Lorsqu’il n’y a pas d’urgence particulière ou que mon travail est fait, je travaille sur mes différents projets perso. J’avance sur Celles Qui Osent : rédac’, formations en cours, vidéos YouTube, coaching, etc. Et bien sûr, je bosse sur Formation Assistant Blogueur, dédiée aux personnes qui veulent devenir assistante virtuelle. En ce moment j’ai beaucoup de travail puisque je prépare la formation, autrement j’écris des articles, planifie mes posts sur Insta, etc.

Il est vraiment important pour moi de ne pas avoir trop de clients (en ce moment j’en ai deux), pour garder du temps pour me consacrer à mes projets professionnels et personnels. Travailler en freelance offre la liberté de pouvoir choisir les clients qui ont besoin d’une assistante virtuelle et les missions sur lesquelles on travaille. Ce statut me permet également de ne pas surcharger mon emploi du temps, ce qui est essentiel pour moi.

Libérer du temps pour moi

Certaines après-midi, je garde aussi du temps pour moi. Alors bon, pas en ce moment, c’est évident. Ce blog me demande beaucoup d’investissement et je consacre tout mon temps libre à ce projet, mais en temps normal, j’aime aussi me libérer quelques après-midi.

J’en profite pour faire mes courses (avant l’heure de pointe), je fais de la photo, je me consacre à d’autres projets perso, bref… Je prends du temps pour me faire du bien et me libérer l’esprit. Travailler à son compte ajoute quand même pas mal de pression et il n’est pas toujours évident de s’arrêter de bosser (en tout cas pour moi). Pourtant, nous ne sommes pas des machines et il faut aussi savoir lever un peu le pied.

mon quotidien et ma journée type d'assistante virtuelle

On se sent comment dans la peau d’une assistante virtuelle ?

Journée type d’une assistante virtuelle : des idées qui fusent en permanence

Travailler en ligne a complètement changé mon rapport au travail. Je suis de nature curieuse, j’aime apprendre, développer de nouvelles expertises. C’est quelque chose que j’avais fini par perdre lorsque j’étais salariée et qui me manquait. Depuis que j’ai découvert l’univers du web, je suis rentrée dans une sorte de boulimie de l’apprentissage.

Ça fuse sans cesse dans ma tête ! Si bien qu’il m’est très difficile de mettre mon cerveau sur pause. J’adore mon job… je suis passionnée par le blogging, par la création de contenu et par mon activité. Je n’ai pas vraiment l’impression de travailler, puisque j’adore ce que je fais… ce qui est génial ! Mais aussi parfois un peu épuisant, car je ne m’arrête jamais !

La chance d’apprendre aux côtés de web entrepreneurs

Le métier d’assistante virtuelle freelance offre un avantage considérable : celui de pouvoir apprendre aux côtés de professionnels du web accomplis et qui ont réussi. En les accompagnant, vous allez pouvoir découvrir les coulisses du web. Comprendre comme fonctionne la machine, le travail que cela demande, mais aussi découvrir les aspects stratégiques, de nouveaux outils, etc.

Autant dire que si vous rêvez d’être indépendant grâce à votre blog, c’est vraiment la meilleure des écoles. Vous pourrez très rapidement créer le vôtre et mettre en application tout ce que vous apprenez quotidiennement. En quelques mois, vous aurez appris bien plus que si vous vous étiez lancé seul. Il est également probable que vous puissiez développer votre réseau et faire connaissance avec de nombreux infopreneurs qui vont élargir votre culture du web.

Nous arrivons à la fin de cet article qui je l’espère, vous aura permis de mieux comprendre à quoi ressemble mes journées. Je termine en vous laissant avec cette vidéo, dans laquelle je rentre davantage en détail sur les différentes missions que je peux gérer. Si vous avez des questions sur le fait de travailler à domicile ou sur mon métier, n’hésitez pas à me les poser en commentaire !

une journée dans la peau d'une assistante virtuelle

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